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Beaucoup d’entre nous ont eu ce fantasme où nous travaillons dur pendant quelques années pour faire décoller les choses, nous entourer d’une équipe dévouée, puis décamper dans un endroit tropical et garder un œil sur l’entreprise depuis le confort de nos chaises longues sur la plage. Être capable de gérer une entreprise efficace à distance n’est pas seulement un fantasme. Aujourd’hui plus que jamais, il est possible de rester en contact avec le bureau tout en assistant à une conférence à Toronto ou en bronzant à Cancun ! Il existe une multitude d’outils à la disposition des entrepreneurs à cette fin précise, des outils de gestion de projet aux outils financiers. En voici quelques-uns qui peuvent vous aider à gérer un grand nombre de vos opérations quotidiennes à partir de n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet.
Outils de gestion de projet
Surveiller les choses à distance ne sera jamais un succès s’il n’existe pas un moyen facile et efficace pour les membres de l’équipe de communiquer entre eux. L’installation omniprésente au bureau, à savoir un tableau blanc dans une salle de conférence, ne fonctionne tout simplement pas lorsque vous faites partie d’un projet qui fait appel à des personnes situées aux quatre coins du globe (ou lorsque vous voulez vérifier l’avancement des travaux alors que vous êtes sur cette croisière méditerranéenne tant attendue).
Heureusement, l’écosystème de la gestion de projet en ligne a explosé ces dernières années, avec des offres fournissant le même service sous-jacent, un emplacement central où les membres de l’équipe peuvent collaborer en ligne. Disons que votre entreprise vend des gadgets et qu’un nouveau modèle de gadget est lancé sur le marché. Diverses « cartes » sont créées sur les tableaux, chaque carte représentant un groupe de tâches spécifiques qui doivent être effectuées. Dans notre exemple de gadget, une carte pourrait être « Contrôle de la qualité de la finition ». Ensuite, diverses tâches peuvent être ajoutées à la carte, chacune étant assignée à une ou plusieurs personnes. Jim et Jacqueline pourraient avoir à travailler sur la vérification des chiffres de variance tandis qu’Ezra se concentre sur l’obtention de la signature des régulateurs pour la certification. Une carte différente pourrait être créée pour la « campagne de marketing » avec des sous-tâches connexes et ainsi de suite. Vos employés peuvent joindre des fichiers, envoyer des messages, poser des questions, cocher leurs tâches, le tout pendant que vous donnez votre avis et surveillez leurs progrès. Grâce à un système de notification, vous êtes toujours alerté lorsque des progrès ont été réalisés ou lorsqu’une échéance se profile !
Outils d’engagement des employés/de partage d’idées
Le principal atout de toute entreprise est son personnel. N’importe lequel de vos employés pourrait proposer une idée qui change la donne pour l’entreprise, qui pourrait augmenter les ventes, diminuer le gaspillage, améliorer la qualité de vie au travail ou à la maison ou être le prochain produit ou service à succès de votre entreprise. Laisser ces idées languir dans une boîte à idées traditionnelle est un gaspillage presque criminel du “brain trust » que vous avez si soigneusement assemblé. Il est impératif d’avoir un moyen facile et efficace de partager des idées. Une fois que vous avez créé un compte, vous ajoutez tous les utilisateurs que vous voulez pouvoir soumettre des idées. Vous pouvez également créer des groupes (correspondant peut-être aux différents départements de votre entreprise) auxquels vos utilisateurs peuvent appartenir. Chacun peut ensuite soumettre et évaluer des idées et vous ou un administrateur de compte pouvez obtenir des rapports analysant les utilisations, les groupes et les idées, ainsi que leur impact financier. Les idées les mieux notées peuvent ensuite devenir réalité ! Ces outils sont inestimables non seulement parce qu’ils offrent un moyen indolore de capturer les idées générées par les employés, mais aussi parce qu’ils favorisent la discussion au sein de votre personnel, en les amenant à parler des objectifs et des valeurs de l’entreprise et à les intérioriser. Cela crée un profond sentiment d’appartenance au sein de votre équipe, en particulier lorsqu’ils commencent à voir leurs idées de rock star mises en œuvre dans l’entreprise. Bien sûr, la cerise sur le gâteau est que vous pouvez surveiller et/ou gérer tout cela entre deux séances de plongée sous-marine à Sainte-Lucie !
