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Les véritables économies pour votre entreprise ne se feront pas en supprimant tel ou tel coût. Pour obtenir des résultats durables, suivez ces huit conseils pour gérer les dépenses régulières de votre entreprise.
On estime que la plupart des entreprises gaspillent environ 30 % de leurs dépenses sur des éléments qui n’ont aucun impact sur leurs clients.
Mais il n’y a pas d’économies rapides, dans les bonnes affaires. Bien que les réductions de coûts irréfléchies puissent faire paraître les chiffres bien meilleurs à court terme, elles peuvent avoir un impact négatif à moyen ou long terme sur une entreprise.
Huit étapes pour une gestion des coûts efficace et proactive pour votre entreprise
1. Comprendre la structure coûts-recettes de votre entreprise
C’est l’élément le plus important d’une gestion efficace des coûts. De nombreuses entreprises ne détiennent tout simplement pas d’informations précises sur ce que sont réellement leurs coûts. En cherchant à gérer ses coûts, une entreprise doit d’abord identifier ses sources de revenus. Quel est le montant des recettes provenant de la vente de quels produits et services ? Quels sont les clients qui dépensent le plus ? Ensuite, l’entreprise doit déterminer quels coûts spécifiques sont impliqués dans la production de son flux de revenus. Enfin, les frais généraux et les coûts d’une société de relations publiques qui ne sont pas directement liés à la production de revenus doivent être identifiés.
2. Réduire les conflits interdépartementaux
Dans un premier temps, établissez un organigramme de base du flux de travail de votre entreprise.
Cela commencera à vous aider à comprendre comment chaque département est affecté par les autres. Par exemple, comment l’entreposage affecte-t-il les ventes ?
Dans toute organisation, la façon dont un département fonctionne est influencée par les autres parties de l’entreprise. Ainsi, afin de réduire la complexité, un propriétaire d’entreprise doit constamment se demander pourquoi le travail est fait et comment il peut être fait plus efficacement. Une fois que vous aurez établi votre organigramme, vous commencerez probablement à observer qu’un certain nombre d’étapes supplémentaires et inutiles interviennent dans les opérations de votre entreprise.
3. Formez vos employés et impliquez-les
Éduquez vos employés à la prise de décision, à l’esprit d’équipe et à la résolution de problèmes afin qu’ils soient mieux à même de contrôler leurs propres coûts. La plupart des gens veulent faire du bon travail et aider l’entreprise pour laquelle ils travaillent à réussir.
Et lorsqu’une entreprise investit dans son personnel en le formant et en le rendant plus compétent, surtout en période de récession, elle récoltera les fruits d’une main-d’œuvre qui travaille ensemble pour le bien de l’entreprise. De même, si vous impliquez activement vos employés dans le processus de gestion des coûts, vous obtiendrez le meilleur d’eux. Si vous êtes activement à l’affût des suggestions de vos employés, vous trouverez, sans aucun doute, des moyens plus efficaces et plus rentables de faire les choses.
4. Retour à votre plan d’affaires
Toute entreprise doit avoir une stratégie commerciale à long terme. La gestion des coûts doit faire partie de la stratégie et être influencée par cette dernière. Les décisions relatives aux coûts devraient être mesurées par rapport à la stratégie de l’entreprise, plutôt qu’à une situation actuelle à court terme.
Une entreprise ne devrait pas acheter une quantité excessive de stocks parce que le fabricant a baissé le prix pour s’en débarrasser. L’entreprise devrait acheter la quantité dont elle a besoin pour satisfaire ses clients.
5. Économies faciles
Je vais répéter qu’il n’y a pas vraiment d’économie rapide lorsque vous cherchez à gérer vos coûts, mais il y a des changements simples que vous pouvez faire immédiatement. Certains petits coûts peuvent être réduits avec peu de risque d’affecter la qualité de votre service.
Vérifiez soigneusement les factures des fournisseurs pour détecter les surfacturations, par exemple les remises manquantes. Débarrassez-vous des surcapacités évidentes, par exemple en payant des loyers sur des lignes téléphoniques inutilisées, des abonnements inutiles, etc. Mettez fin au gaspillage flagrant, par exemple en chauffant vos locaux lorsqu’ils sont inoccupés. Allumez les lumières quand elles ne sont pas nécessaires. N’utilisez le courrier de première classe que lorsque c’est vraiment nécessaire et demandez à votre personnel de faire de même. Recherchez des fournisseurs moins chers qui vous offriront toujours le même niveau de service et de produits.
6. Faites des comparaisons
Dans le cadre de votre refonte de la gestion des coûts, faites des comparaisons avec d’autres entreprises similaires. Quelles sont les dépenses moyennes du secteur dans différents domaines ? Et comment vos coûts se comparent-ils ? Revoyez périodiquement ce que vous faites et comment vous le faites.
7. Parlez à vos clients
Prenez le temps de parler à vos clients et demandez-leur s’ils pensent que vous leur fournissez quelque chose dont ils n’ont pas besoin. Par exemple, peut-être que l’option coûteuse de livraison le jour même que vous proposez n’est pas réellement nécessaire ou peut-être que votre emballage est meilleur que nécessaire.
Vos clients sont les mieux placés pour vous dire quelles parties de votre service sont importantes pour eux et lesquelles sont excédentaires par rapport à leurs besoins.
8. Passez en revue vos finances
Réduisez votre fonds de roulement en effectuant des achats juste à temps, en améliorant le contrôle du crédit et en convenant de délais de paiement plus longs avec vos fournisseurs. Envisagez des prêts à faible taux d’intérêt plutôt que des découverts et frappez sur la tête tous les prêts ou découverts inutiles.
Demandez toutes les subventions ou prêts subventionnés auxquels vous pourriez avoir droit.
